Paklaring: Fungsi dan Cara Memintanya

Paklaring adalah surat keterangan dari perusahaan yang menerangkan bahwa Anda pernah bekerja di sana, pada jabatan apa, dan dalam rentang tanggal berapa. Dokumen ini diminta pada tiga keperluan utama: mencairkan saldo jaminan hari tua, melamar pekerjaan berikutnya, dan mengajukan pembiayaan di bank. Tanpa paklaring, ketiganya bisa tersendat meski Anda benar-benar pernah bekerja.

Cara Membaca Slip Gaji dan Memeriksanya

Closing Date: -

Redaksi Islam.tc

5 jam

Namanya sendiri berasal dari bahasa Belanda, verklaring, yang berarti keterangan. Dalam dokumen resmi, penyebutannya biasanya surat keterangan kerja, surat keterangan pengalaman kerja, atau surat keterangan berhenti bekerja. Ketiganya merujuk hal yang pada dasarnya sama, meski isinya bisa sedikit berbeda.

Apa yang harus ada di dalamnya

Paklaring yang sah dan bisa dipakai memuat hal-hal berikut. Periksa satu per satu saat menerimanya, karena memperbaiki setelah Anda tidak lagi bekerja di sana jauh lebih sulit.

Surat Pengunduran Diri: Contoh dan Aturannya

Closing Date: -

Redaksi Islam.tc

1 hari

• Kop surat perusahaan beserta alamat dan kontak yang bisa dihubungi
• Nomor surat dan tanggal penerbitan
• Nama lengkap Anda, dieja sama persis dengan kartu identitas
• Nomor induk karyawan bila ada
• Jabatan terakhir dan bagian tempat Anda bekerja
• Tanggal mulai dan tanggal berakhir bekerja, lengkap dengan hari, bulan, dan tahun
• Keterangan sebab berakhirnya hubungan kerja, misalnya mengundurkan diri atau berakhirnya kontrak
• Nama, jabatan, dan tanda tangan pejabat yang berwenang
• Stempel perusahaan

Dua hal yang paling sering bermasalah adalah ejaan nama dan tanggal. Nama yang berbeda satu huruf dengan kartu identitas bisa membuat klaim jaminan hari tua tertahan. Tanggal yang hanya menyebut bulan tanpa hari juga sering ditolak karena perhitungan masa kerja menjadi tidak pasti.

THR: Cara Hitung dan Siapa yang Berhak

Closing Date: -

Redaksi Islam.tc

2 hari

Kapan dan bagaimana memintanya

Waktu terbaik meminta paklaring adalah sebelum hari terakhir Anda bekerja, bukan sesudahnya. Selagi Anda masih datang setiap hari, Anda bisa menagih langsung, bertemu orangnya, dan memperbaiki kesalahan di tempat.

1. Ajukan permintaan tertulis ke bagian personalia, bersamaan dengan surat pengunduran diri atau menjelang berakhirnya kontrak. Sebutkan untuk keperluan apa, karena isinya kadang disesuaikan.
2. Mintakan tanda terima atas permintaan Anda, atau kirim lewat surel supaya ada jejaknya.
3. Tanyakan perkiraan waktu penerbitan, dan tindak lanjuti bila lewat dari itu.
4. Periksa isinya saat menerima, terutama ejaan nama, jabatan, dan tanggal.
5. Minta beberapa rangkap asli bila memungkinkan, atau fotokopi yang dilegalisasi, karena banyak pihak menahan dokumen yang diserahkan.
6. Pindai dan simpan salinannya di ponsel dan surel Anda sendiri.

Kalau Anda sudah telanjur keluar tanpa paklaring, hubungi bagian personalia lewat surel resmi perusahaan, bukan lewat nomor pribadi bekas atasan. Surel resmi lebih mungkin diteruskan ke orang yang berwenang dan meninggalkan jejak yang jelas.

Untuk mencairkan jaminan hari tua

Inilah keperluan yang paling sering mendadak dibutuhkan. Saat mengajukan pencairan saldo jaminan hari tua, Anda perlu menunjukkan bahwa hubungan kerja Anda memang sudah berakhir, dan paklaring atau surat keterangan berhenti bekerja adalah dokumen yang lazim dipakai.

Selain itu, pastikan perusahaan sudah melaporkan tanggal berhenti bekerja Anda ke lembaga jaminan sosial. Ini dua hal yang berbeda, dan sering salah satunya terlewat. Anda bisa memeriksanya sendiri lewat aplikasi resmi, sebagaimana kami uraikan di panduan BPJS Ketenagakerjaan untuk pekerja baru.

Dokumen lain yang biasanya diminta bersamaan: kartu kepesertaan, kartu identitas, kartu keluarga, dan buku rekening atas nama sendiri. Siapkan semuanya dalam satu berkas supaya pengajuan tidak terhenti di tengah jalan.

Kalau perusahaan menolak memberikan

Ini terjadi, dan alasannya bermacam-macam: Anda dianggap keluar tanpa pemberitahuan, masih ada pinjaman yang belum lunas, perusahaan sudah tutup, atau sekadar tidak ada yang mengurus. Langkahnya berbeda-beda tergantung sebabnya.

Bila alasannya administratif, misalnya pinjaman belum lunas atau barang belum dikembalikan, selesaikan dulu kewajiban itu dan mintalah keterangan lunas sekaligus.

Bila Anda dianggap keluar tanpa pemberitahuan, kumpulkan bukti bahwa Anda sudah mengajukan pengunduran diri sesuai ketentuan, termasuk tanda terima surat Anda. Cara mengajukannya dengan benar kami bahas di panduan surat pengunduran diri.

Bila perusahaan sudah tutup atau tidak bisa dihubungi, inilah keadaan yang paling sering membuat orang menyerah. Padahal masih ada jalan. Kumpulkan dokumen lain yang membuktikan hubungan kerja Anda: perjanjian kerja, slip gaji, kartu identitas pekerja, mutasi rekening penerimaan upah, dan kartu kepesertaan jaminan sosial yang mencantumkan nama perusahaan. Bawa semuanya ke kantor cabang jaminan sosial dan tanyakan dokumen pengganti yang bisa diterima, karena dalam keadaan seperti ini umumnya tersedia mekanisme berupa surat pernyataan.

Bila penolakannya tanpa alasan yang jelas, ajukan permintaan tertulis sekali lagi dengan menyebut keperluan Anda, lalu sampaikan persoalannya ke dinas tenaga kerja setempat dengan membawa bukti hubungan kerja.

Paklaring dan surat rekomendasi

Keduanya berbeda dan sebaiknya Anda minta dua-duanya kalau hubungan Anda dengan perusahaan baik.

Paklaring bersifat administratif dan netral. Isinya fakta: siapa Anda, jabatan apa, sejak kapan sampai kapan. Tidak ada penilaian di dalamnya, dan memang tidak perlu ada.

Surat rekomendasi bersifat penilaian. Isinya pendapat atasan tentang cara Anda bekerja, hal yang Anda kuasai, dan mengapa Anda layak dipertimbangkan. Dokumen ini tidak diminta untuk pencairan jaminan hari tua, tetapi sangat berguna saat melamar.

Mintalah surat rekomendasi dari atasan langsung yang benar-benar mengenal pekerjaan Anda, bukan dari pejabat tertinggi yang jarang berinteraksi dengan Anda. Satu halaman yang spesifik jauh lebih berbobot daripada surat umum bertanda tangan direktur. Dan mintalah izin lebih dulu bila Anda akan mencantumkan namanya sebagai referensi, agar ia siap ketika dihubungi.

Menjaga rekam jejak Anda sendiri

Paklaring hanyalah satu lembar dari rekam jejak Anda, dan satu-satunya pihak yang punya kepentingan menyimpannya secara utuh adalah Anda sendiri. Perusahaan menyimpan berkas kepegawaian menurut keperluannya, bukan keperluan Anda.

Buat satu map, baik fisik maupun digital, berisi dokumen dari setiap tempat Anda pernah bekerja: perjanjian kerja beserta perpanjangannya, slip gaji, paklaring, bukti potong pajak, dan sertifikat pelatihan yang Anda ikuti selama bekerja. Beri nama berkas dengan pola yang konsisten, misalnya nama perusahaan diikuti tahun.

Dua puluh menit merapikan ini setiap kali Anda berpindah kerja akan menghemat berhari-hari ketika suatu saat Anda membutuhkannya mendadak, entah untuk klaim, pengajuan kredit, atau seleksi kerja yang tenggatnya pendek. Dan simpan salinannya di luar perangkat milik kantor, karena perangkat itu bisa ditarik justru pada saat Anda paling membutuhkan datanya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu paklaring?

Surat keterangan dari perusahaan yang menerangkan bahwa seseorang pernah bekerja di sana, pada jabatan apa, dan dalam rentang tanggal berapa. Sering juga disebut surat keterangan kerja atau surat keterangan pengalaman kerja.

Untuk apa paklaring dibutuhkan?

Terutama untuk mencairkan saldo jaminan hari tua, melamar pekerjaan berikutnya, dan mengajukan pembiayaan di bank.

Kapan sebaiknya meminta paklaring?

Sebelum hari terakhir Anda bekerja. Setelah Anda tidak lagi datang ke sana, permintaan semacam ini mudah tertunda berbulan-bulan.

Bagaimana kalau perusahaan sudah tutup?

Kumpulkan dokumen lain yang membuktikan hubungan kerja, seperti perjanjian kerja, slip gaji, kartu identitas pekerja, dan mutasi rekening penerimaan upah. Bawa ke kantor cabang jaminan sosial dan tanyakan dokumen pengganti yang dapat diterima.

Apakah karyawan kontrak dapat paklaring?

Ya. Berakhirnya perjanjian kerja waktu tertentu juga merupakan berakhirnya hubungan kerja, dan keterangan mengenai masa kerja tetap Anda butuhkan.

Apa beda paklaring dengan surat rekomendasi?

Paklaring memuat fakta administratif tanpa penilaian. Surat rekomendasi memuat pendapat atasan tentang cara Anda bekerja. Keduanya berguna untuk keperluan yang berbeda.

Memastikan isinya tidak merugikan Anda

Paklaring seharusnya netral, tetapi tidak semuanya ditulis dengan netral. Baca kalimatnya dengan tenang sebelum Anda menerimanya dan pulang.

Perhatikan bagaimana sebab berakhirnya hubungan kerja dirumuskan. “Mengundurkan diri atas kemauan sendiri” dan “hubungan kerja berakhir” adalah rumusan yang wajar. Rumusan yang menyiratkan pelanggaran, padahal Anda keluar secara baik-baik, akan terbawa ke mana-mana karena dokumen ini Anda serahkan kepada pihak lain.

Perhatikan juga jabatan yang dicantumkan. Bila Anda sempat naik jabatan, mintalah jabatan terakhir yang dicantumkan, atau keduanya beserta periodenya. Pelamar sering dirugikan karena paklaringnya menyebut jabatan awal yang jauh lebih rendah daripada pekerjaan yang sebenarnya terakhir dijalani.

Bila ada yang keliru, mintalah perbaikan saat itu juga dengan sopan dan tunjukkan dokumen pendukungnya, misalnya surat pengangkatan atau surat keputusan mutasi. Perbaikan di tempat memakan waktu beberapa menit, sedangkan perbaikan setelah Anda keluar bisa memakan waktu berminggu-minggu atau tidak pernah terjadi.

Bila Anda sering berpindah tempat kerja

Pekerja di sektor manufaktur dan logistik kerap berpindah setiap satu atau dua tahun, mengikuti kontrak yang berakhir. Akibatnya rekam jejak terpecah di banyak perusahaan, dan paklaring yang tercecer menjadi masalah saat semuanya dibutuhkan sekaligus.

Biasakan satu hal sederhana: setiap kali selesai di satu tempat, mintalah paklaring sebelum pergi, lalu pindai dan simpan ke map digital Anda pada hari itu juga. Jangan menunda dengan alasan nanti saja kalau butuh, karena pada saat butuh itulah Anda sudah tidak punya akses ke siapa pun di sana.

Urutkan berkasnya berdasarkan tahun supaya masa kerja Anda terbaca sebagai satu garis yang utuh. Susunan yang rapi ini juga memudahkan Anda menyusun berkas lamaran berikutnya, sebagaimana kami uraikan di panduan CV lamaran kerja.

Bila paklaring diminta mendadak

Keadaan ini sering terjadi: Anda lolos sampai tahap akhir seleksi, lalu diminta menyerahkan paklaring dari tempat kerja sebelumnya dalam dua atau tiga hari. Padahal Anda belum pernah mengurusnya.

Yang bisa dilakukan, hubungi bagian personalia tempat lama lewat surel resmi perusahaan pada hari itu juga, jangan menunggu. Sebutkan nama lengkap, nomor induk karyawan bila ingat, bagian tempat Anda bekerja, rentang tanggal, serta nama atasan Anda dulu. Semakin lengkap keterangan yang Anda berikan, semakin cepat berkas Anda ditemukan. Sebutkan juga tenggat Anda secara terus terang, karena permintaan dengan tenggat jelas biasanya lebih cepat ditindaklanjuti.

Sementara menunggu, beri tahu perusahaan yang sedang menyeleksi Anda bahwa dokumen sedang diurus, dan tawarkan bukti sementara seperti perjanjian kerja lama, slip gaji, atau kartu identitas pekerja. Sebagian besar perusahaan menerima penjelasan semacam ini sepanjang disampaikan lebih dulu, bukan setelah tenggat lewat.

Pelajaran dari keadaan ini sederhana: uruslah paklaring saat Anda keluar, bukan saat Anda membutuhkannya. Biayanya tidak ada, waktunya sebentar, dan nilainya baru terasa ketika Anda sedang dikejar waktu.

Ringkasnya

Mintalah paklaring secara tertulis sebelum hari terakhir Anda bekerja, lalu periksa tiga hal saat menerimanya: ejaan nama sama persis dengan kartu identitas, jabatan benar, dan tanggal mulai serta berakhir lengkap sampai harinya. Pastikan juga perusahaan sudah melaporkan tanggal berhenti Anda ke lembaga jaminan sosial, karena itu urusan terpisah. Dan kalau perusahaan sudah tutup, jangan menyerah, karena bukti hubungan kerja lain masih bisa dipakai.